How To: Mengurus Penggantian Paspor RI - Online

Pengurusan penggantian paspor yang habis masa berlakunya sedianya terdiri atas empat tahapan:

1. Pengisian formulir
2. Penyerahan formulir dan verifikasi dokumen asli
3. Pengambilan foto dan sidik jari
4. Pengambilan buku paspor

Keempat tahapan di atas, yang berarti empat kali datang ke Kantor Imigrasi (Kanim), adalah tahapan "normal" yang harus dijalani jika mengurus paspor tanpa bantuan calo. Saya sendiri hanya datang dua kali, tanpa calo. Berikut pengalaman saya mengurus paspor sendiri:

1) Pengisian formulir

Saat ini, pembuatan paspor sudah dapat dilakukan dimana saja. Saya pemegang KTP Bandung, tapi karena kendala geografis saya melakukan penggantian paspor di Kantor Imigrasi Khusus Kelas I Jakarta Selatan.

Persingkat waktu dengan mengisi dan submit formulir ini via website www.imigrasi.go.id. Pada site tersebut, klik layanan publik> layanan online > layanan paspor online> pra permohonan. Isi form dan upload data-data yang diminta, umumnya sebagai berikut:

• KTP
• KK
• Akte Kelahiran / Ijazah
• Paspor Lama

Tentunya anda perlu dokumen tambahan yang sifatnya case by case. Misalnya anda punya surat keterangan ganti nama, surat rekomendasi dari kantor, atau untuk WNI Keturunan biasanya ada surat-surat tambahan. Dokumen tersebut tentunya sudah harus di scan, dalam bentuk grayscale (hitam-putih), dan ukuran diresize sampai lebih kecil dari 300 Kb.

Pastikan browser yang digunakan adalah Internet Explorer. Saya coba pakai Google Chrome failed terus, jadi pakai yang pasti2 aja. Waktu pengisian online pun tidak masalah jam berapa, karena saya isi jam 6 pagi. Pastikan aja koneksi internetnya stabil. Website imigrasi emang suka ngadat, dan waktu saya upload dokumen beberapa kali keluar "cannot connect to server" atau "diagnose connection problem" dll (saya pake IE 8). Dan yang parahnya pas udah berhasil upload semua dokumen, bukan nomor tanda terima yang keluar, tetapi hanya layar hijau dengan tulisan VERIFIKASI.

Tips terpenting untuk pengisian menggunakan browser IE8 adalah terlebih dahulu mengatur setting-an IE 8 dengan mengklik di Compability View di pojok kanan atas (icon

kertas terbelah) agar setalh submit dokumen anda dapat memasukkan kode verifikasi yaitu gambar kombinasi huruf dan angka yang harus diinput.

(tips ini saya dapat dari milis jalansutra, yang saya temukan setelah google setengah mampus dengan kata kunci 'verifikasi'. thanks for sharing, may God be with you :))

Kalau sudah dilakukan, hantu "verifikasi" biasanya tidak muncul lagi, dan digantikan dengan link bukti tanda terima pra permohonan.

Memang, good things come to those who wait (and do something about it). After several attempts, google sana sini, baca2 pengalaman orang lain, akhirnya berhasil. Dari imigrasi sendiri ga ada troubleshooter, FAQ, atau semacamnya. Bahkan tadinya sempet sangsi, layanan paspor online masih jalan atau ngga. Dan ternyata bisa....cuma sosialisasinya, terutama dari pihak imigrasi, sangat

Intinya, kalau permohonan sudah diterima di server kantor imigrasi, akan muncul link "bukti tanda terima". Filenya dalam bentuk .pdf seperti ini:

Print bukti tersebut untuk dibawa pada tahap selanjutnya. Anda bisa lanjut ke tahap selanjutnya kapan saja, mau hari yang sama, besok, atau besoknya lagi. Pengalaman saya datang 2 hari steelah saya submit dokumen secara online.

--- Waktu yang diperlukan di tahap ini : 30 menit saja. ---

2) Penyerahan formulir dan verifikasi dokumen asli, dan

3)Pengambilan foto dan sidik jari

Anda dapat menyerahkan formulir sekaligus berfoto (2 tahap sekaligus) pada hari yang sama jika sudah submit dokumen online dan sudah memiliki tanda terima pra permohonan, karena submit dokumen online sebenarnya membantu petugas imigrasi dalam menginput data kita ke database mereka. Apalagi kalau mengisi sendiri tentunya tingkat kesalahan (harusnya) jauh lebih kecil.

Saya datang ke Kanim Kelas I Khusus Jakarta Selatan, Jl. TB SImatupang No.10. ini merupakan kantor sementara, kantor aslinya di Warung Buncit, tapi lagi renovasi total dan kata mas-mas Imigrasi mungkin tahun depan baru balik ke sana lagi.

Pengambilan antrian

Jam 06.30 saya sudah sampai di lokasi (parkir mobil masih kosong, *senangnya*) dan baru ada satu bapak pengunjung yang duduk di depan loket. Mesin antrian baru akan dinyalakan nanti pukul 08.00. Best practice di sana, map/dokumen kita letakkan berjejer dari kiri ke kanan di samping kanan mesin antrian. Jadi begitu mesin dinyalakan, antrian diberikan sesuai jejeran map tersebut. Berkat datang pagi dan tanya2 orang sekitar, saya langsung letakkan map saya walaupun belum punya map kuning imigrasi yang harus diambil di koperasi.Alhamdulillah dapet nomor antrian 202; dipanggil ke dua. Mungkin nomornya lanjutan dari yang kemarin.

Mesin Pengambilan antrian ini berhenti bekerja / tutup jam 11.00.

Pengambilan Map Kuning dan Formulir

Nah, setelah dapet nomor antrian, saya buru-buru ke Koperasi yang letaknya dalam ruangan yang sama. Harusnya sih pengambilan, tapi pake duit, jadi lebih tepatnya pembelian kali yak.

• Map Kuning + Formulir Perdim 112. Harga: Rp. 5000,- Formulir diisi dengan tinta hitam.
• Surat Pernyataan Bekerja Freelance + materai (optional). Harga: Rp. 7000,-. Ini kalau anda tidak memiliki / males birokrasi ngurus Surat Rekomendasi dari kantor. Kalau pakai ini, nanti ditanya pekerjaannya apa. Saya sih jawab ngasih les, hehe. Tapi kalau pakai ini, nanti pas pengambilan paspor disuruh menunjukkan surat keterangan bekerja freelance dari Kelurahan. Yang mana yang lebih simple, terserah anda.
• Sampul Paspor. Harga Rp. 3000,-. Ini buat nanti kalo paspornya sudah jadi, saya langsung beli biar kembaliannya ga susah aja.

Penyerahan Formulir

Setelah dapat map dan isi formulir, buru-buru saya susun dokumen dengan rapih dalam map (secara dipanggil nomor dua, gitu). Rasanya panggilan antrian baru dimulai pukul 08.30. Jadi masih lega juga waktunya. Dokumen yang disiapkan:

• Formulir yang sudah diisi dengan tinta hitam. Formulir ini kalau salah boleh di tip-ex, jadi sebaiknya isi dengan benar dan untuk jaga-jaga bawa tip-ex dari rumah. Nama di formulir sebaiknya diisi sesuai dengan akte lahir, jangan mengikuti KTP atau paspor yang lama.
• Tanda terima pra permohonan yang sudah di print
• Asli KTP
• Asli KK
• Asli Akte lahir dan/atau Ijazah terakhir (dipakai sebagai dasar pembuatan nama di paspor). Siapakan saja keduanya untuk jaga-jaga. Saya cuma bawa akte lahir, dan kebetulan nama di KTP beda dengan nama di akte. Kalau begini, petugas suka minta ijazah juga untuk mencocokkan.
• Asli Paspor lama
• Fotokopi semua dokumen dalam format kertas A4, jangan digunting. Fotokopi ini sebaiknya disiapkan sebelumnya, jangan fotokopi di sana karena a) ngantrinya mau mati, b) harga premium Rp. 500 per lembar, c)ada kejadian mesin fotokopinya MATI. Kalau ga mau bolak balik, ikuti aja langkah2 di atas.

Begitu nomor antrian dipanggil, saya serahkan formulir ke loket. Ada beberapa pertanyaan dari petugas, terkait nama saya yang berbeda antara KTP dan akte lahir, dan pekerjaan. Tapi bisa dijawab dan petugasnya ga sampe nyuruh pulang. Setelah dokumen asli diverifikasi, dokumen dikembalikan ke saya dan ditanya: "mau foto sekarang?", dan saya jawab "Ya" dengan tegas walaupun dandanan kurang maksimal.

Pembayaran Paspor

Saya disuruh tunggu sebentar, dan 10-15 menit kemudian disuruh bayar ke kasir. Biaya yang dikeluarkan sebagai berikut:

• Buku Paspor Rp. 200.000,-
• Foto Biometrik dan Sidik Jari Rp. 55.000,-
• Sidik Jari Rp. 15.000,-
• Total: Rp. 270.000,-

Jangan lupa bawa cash, dilebihin dikit lah, untuk beli map, formulir, bayar parkir, dll. Kuitansi dari kasir kemudian dibawa naik ke lantai 2 untuk mengambil antrian pengambilan foto. Loket kasir ini tutup jam 14.00 pada bulan puasa, dan 15.00 pada hari biasa.

Pengambilan foto

Setelah menyerahkan tanda terima pembayaran dan dapat nomor antrian foto, saya "touch-up" dikit biar maksimal saat pengambilan foto. Untuk berfoto boleh menggunakan baju apa saja sesuai karakter yang diinginkan, asal jangan berwarna putih karena latar belakangnya putih. untuk foto paspor pun bagi yang ber-hijab tidak perlu lagi menanggalkan jilbabnya seperti kejadian 5 tahun yang lalu.

Saat pengambilan foto, petugas akan sedikit wawancanda, ditanya mau pergi ke mana dsb. Jawab saja seadanya, untuk liburan dll. Kalau dijawab untuk cari kerja mungkin akan sedikit masalah, karena prosedur untuk TKI sepertinya berbeda. Setelah foto, saya diperbolehkan pulang dan mengambil paspor minggu depannya (lama juga ya). Untuk pemantauan paspor sudah selesai atau belum, dapat dilakukan via website imigrasi tadi dengan memasukkan tanda nomor pemohonan.

--Waktu yang diperlukan untuk tahap 2 dan 3 : sekitar 45-60 menit --

Yap, saya ingat sekali, karena jam 9.30 saya sudah meninggalkan lokasi (yah, ketahan beberapa menit karena nunggu 2 lapis mobil di depan mobil saya harus dipindahin dulu). Jadi hanya perlu izin setengah hari dan sudah bisa masuk kantor sebelum jam 12, tergantung traffic dan lokasi kantor loh ya. Kantor saya di Sudirman, dan hari itu traffic dari TB Simatupang ke Sudirman kurang bersahabat. Di satu sisi saya agak hilang orientasi ruang dan waktu, jadi jalannya muter-muter. Intinya kalau mau ga ribet, datanglah sepagi mungkin dan ikuti tips-tips di atas.

Tahap pengambilan paspor akan dibahas dalam posting berikutnya.

Jadi, bikin paspor kalo ga urgent banget bikin sendiri aja ya, ga usah pake calo. Jangan lupa info-nya di sharing!